Een noodsituatie komt vaak onverwacht
Denk aan een stroomstoring, extreem weer of uitval van internet, telefoon, water of betalingsverkeer. Zo’n situatie kan je bedrijf plotseling stilleggen. Soms duurt dat een paar uur, maar soms ook meerdere dagen.
Daarom is het belangrijk om vooraf na te denken over de vraag: blijft jouw bedrijf draaien in een noodsituatie?
Met een goede voorbereiding weet je wat je moet doen. Je voorkomt stress, beperkt schade en helpt je medewerkers, klanten, leveranciers en omgeving.
Start vandaag met de voorbereiding
Er zijn praktische middelen ontwikkeld om je op weg te helpen.
Je hoeft niet alles in één keer te regelen
Begin met de belangrijkste vragen:
- Welke mensen, producten en systemen zijn onmisbaar?
- Wat gebeurt er als stroom, internet of water uitvalt?
- Hoe bereik je medewerkers, klanten en leveranciers?
- Welke afspraken heb je nodig met partners in je keten?
- Wat kun je betekenen voor je omgeving?
Checklist
In 5 stappen beter voorbereid
Met de checklist breng je in kaart wat jouw bedrijf nodig heeft om beter voorbereid te zijn.
De checklist geeft je snel overzicht. Zo zie je welke stappen je al hebt gezet en wat nog aandacht nodig heeft.
Je kijkt naar:
- de risico’s voor jouw organisatie
- maatregelen die je nu al kunt nemen
- wat er in een kort crisisplan moet staan
- hoe je weer opstart na een crisis
- hoe je medewerkers informeert
Maak een draaiboek voor jouw bedrijf
Wil je de voorbereiding verder uitwerken? Maak dan een draaiboek. In een draaiboek leg je vast wat er moet gebeuren voor, tijdens en na een noodsituatie.
Een draaiboek is voor elk bedrijf anders. Toch zijn er drie onderwerpen die in ieder draaiboek terugkomen.
Je bedrijf
Breng in kaart wat moet blijven draaien. Denk aan medewerkers, processen, systemen, voorraad en contactgegevens.
Vragen die je kunt stellen:
- Wie is nodig om door te kunnen werken?
- Wat gebeurt er als die persoon er niet is?
- Welke systemen zijn onmisbaar?
- Welke middelen heb je minimaal nodig?
- Wat doe je als pinnen, bellen of internet niet werkt?
Je keten
Elk bedrijf is onderdeel van een keten. Je werkt samen met leveranciers, klanten, partners en afnemers. Als één schakel uitvalt, kan dat gevolgen hebben voor de rest.
Vragen die je kunt stellen:
- Welke leveranciers zijn onmisbaar?
- Welke klanten of afnemers zijn afhankelijk van jou?
- Welke afspraken kun je vooraf maken?
- Is er een alternatief als een vaste partner uitvalt?
- Hoe blijf je bereikbaar voor de mensen en organisaties in je keten?
Je omgeving
Je bedrijf is ook onderdeel van een straat, buurt, dorp, stad of regio. Tijdens een noodsituatie kun je misschien iets betekenen voor anderen.
Vragen die je kunt stellen:
- Wie in jouw omgeving is afhankelijk van jouw bedrijf?
- Kun je openblijven voor klanten of buurtbewoners?
- Kun je helpen met ruimte, materiaal, vervoer of informatie?
- Welke afspraken kun je hierover vooraf maken?
Start met je voorbereiding
Met het draaiboek werk je stap voor stap uit wat jouw bedrijf nodig heeft om voorbereid te zijn op een noodsituatie.
Denk aan drie fases
Vooraf
Leg vast wat je nodig hebt om door te kunnen draaien. Maak afspraken met medewerkers, leveranciers en partners. Zorg dat belangrijke informatie ook beschikbaar is als systemen uitvallen.
Tijdens de noodsituatie
Gebruik je draaiboek. Kijk wie wat doet, hoe je bereikbaar blijft en welke processen doorgaan. Informeer medewerkers, klanten en leveranciers zo duidelijk mogelijk.
Achteraf
Bekijk wat goed ging en wat beter kan. Pas je draaiboek aan en bespreek de belangrijkste lessen met je team.
Bekijk ook
Wil je meer weten of verder aan de slag? Bekijk dan ook deze websites en hulpmiddelen: